(1) Ostuarve väljastatakse tarnija poolt e-arvena. Arve saaja on asutus, omavalitsusorganite ostuarvete korral ametiasutus.
(2) Ostuarvete menetlusega seotud isikutele on määratud järgmised rollid: 1) kauba/teenuse tellija – isiku määrab tegevjuhtkond vastavalt sisemisele töökorraldusele, kauba/teenuse tellija rolli võib täita eelarve eest vastutav isik; 2) arvete laialijagaja – asutuse või erandjuhtudel finantsosakonna töötaja, kes suunab arved eAKs kinnitusringile; 3) eelarve eest vastutav isik – tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja, kes otsustab, kas ja millises mahus ning millal kulutusi teha ning on vastutav ja aruandekohustuslik eelarveliste vahendite kasutamise üle; 4) projektijuht – tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja, kes vastutab projekti elluviimise ja projekti dokumentide korrektse vormistamise eest ning kes kontrollib ja kinnitab toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid lisaks eelarve eest vastutavale isikule; 5) volitatud isik – tegevjuhtkond, ametiasutuse arvestusüksuste ostuarvete menetlemisel lähtutakse käskkirjaga kinnitatud vallavanema ja abivallavanemate tööjaotusest; 6) raamatupidaja – raamatupidamiskande tekkimiseks vajalike andmete olemasolu kontrollija.
(3) Kauba/teenuse tellija tagab, et ostuarvel oleksid tarnija poolt märgitud järgmised rekvisiidid: 1) asutuse nimi; 2) registrikood ja käibemaksukohustuslasena registreerimise number, kui asutus on käibemaksukohustuslane; 3) arvestusüksuse kontaktisiku nimi (kauba/teenuse tellija või eelarve eest vastutav isik); 4) viide ostuarve väljastamise aluseks olevale dokumendile (leping, akt, saateleht, tellimuse kuupäev jms); 5) riigihanke lepingu puhul riigihanke viitenumber.
(4) Arvete laialijagaja: 1) algatab ostuarve kinnitusringi hiljemalt arve saabumisele järgneva kahe tööpäeva jooksul; 2) suunab ostuarve vastavalt arvel märgitud kontaktisiku nimele eelarve eest vastutavale isikule.
(5) Eelarve eest vastutav isik: 1) kontrollib ostuarvel esitatud algandmete õigsust ja tarnija poolt märgitud rekvisiite; 2) kontrollib ostuarve ja sellega seotud dokumentide vastavust, vajadusel seob arve täiendavate dokumentidega; 3) kontrollib arvestusobjektid, vajadusel korrigeerib või lisab arvestusobjekte ning selgituse kulu seose kohta arvestusüksuse eelarvega; 4) kontrollib maksetähtaja vastavust lepingus oleva tähtajaga; 5) kinnitab ostuarve, mille järel liigub arve automaatselt projektijuhile või volitatud isikule.
(6) Projektijuht: 1) eristab ostuarvel projekti abikõlbulikud ja mitteabikõlbulikud kulud; 2) kontrollib projekti- ja meetmekoodi õigsust ning finantseerimisallikate jaotust; 3) kinnitab, et tehing on kooskõlas projekti eelarvega.
(7) Volitatud isik veendub, et ostuarve kinnitusringis on isikud, kellel on õigus kulusid kinnitada. Arve kooskõlastamisega annab volitatud isik kinnituse, et tehtud kulutused on õiguspärased ja kooskõlas eelarveliste eesmärkidega.
2025-02-26 13:07:00 Veaparandus - Eemaldatud lõike tekstist ekslik (8) Riigi Teataja seaduse § 10 lg 3 alusel.
(8) Raamatupidaja kontrollib ostuarve vastavust raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele ja menetleb arvet kuni tasumiseni.
(9) Ostuarve kinnitusringi läbimiseks on igal menetlusprotsessis osalejal aega arvet kinnitada kuni kaks tööpäeva. Erandina on eelarve eest vastutaval isikul aega tehingu kontrollimiseks kuni 7 tööpäeva.
(1) Asutuse dokumendikäibe korraldus peab tagama dokumentide õigeaegse koostamise ja finantsosakonnani jõudmise. (2) Asutuse dokumendikäibe korraldamisel lähtutakse järgmistest tähtaegadest: Dokumendi nimetus Finantsosakonnale esitamise tähtaeg Dokumendi käibe eest vastutav töötaja vallavalituse ja vallavolikogu õigusaktid koheselt peale allkirjastamist, edastamine vastavalt sisulisele vajadusele ametiasutuse kantselei rahalisteks väljamakseteks kohustuvad lepingud ja seotud dokumendid koheselt peale sõlmimist, leping on eelnevalt DHSis registreeritud tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja rahalisteks väljamakseteks kohustuvad muud dokumendid (sh sotsiaaltoetuste otsused vastavalt kokkuleppele, sotsiaaltoetuste väljamakselehed, kohtuotsused jms) koheselt peale kinnitamist/ dokumendi DHSis registreerimist; peale dokumendi kinnitamist peab jääma väljamakseks vähemalt 1 tööpäev tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja toetuslepingud ja seotud dokumendid koheselt peale sõlmimist, leping ja seotud dokumendid on eelnevalt DHSis registreeritud tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja lepingud, käskkirjad, tööaja arvestuse tabelid töö-, lisa-, asendus-, puhkustasude arvestamiseks esimesel võimalusel, tööajatabelid hiljemalt arvestuse kuule järgneva kuu 1. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja muutunud personali- ja/või palgaandmed, (sh töötajate avaldused, töötasu arestimise aktid, tasu arvestusobjektide muutumine jms) esimesel võimalusel tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja töötajate koosseisu tabelid koheselt peale allkirjastamist, või hiljemalt 10. jaanuaril (1. jaanuari seisuga) ja 10. septembril (1. septembri seisuga) tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja krediitkaardi tehingute kuludokumendid hiljemalt järgneva kuu 5. tööpäevaks kaardi haldaja sularahatehinguid tõendavad dokumendid, sularaha käibe aruanne hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 3. tööpäevaks või sularaha viimisel valla ametiasutuse kassasse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja käskkirjad lasteaeda vastuvõtmise ja väljaarvamise kohta, lasteaias viibimise päevatabelid, tasust vabastamised koheselt peale allkirjastamist/ hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 3. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja huvikoolide õppurite nimekirjad, muudatused nimekirjades, tasust vabastamised koheselt peale allkirjastamist/ hiljemalt arvestuskuule järgneva kuu 3. tööpäevaks tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja teiste kohalike omavalitsuste kohamaksuarvete info (EHISe andmed jooksva kuu 10. kuupäeva seisuga) igakuuliselt hiljemalt 15. kuupäevaks ametiasutuse
(1) Maksete tegemiseks ja laekumiste vastuvõtmiseks kasutatakse ametiasutuse ja käibemaksukohustuslastest hallatavate asutuste arvelduskontosid.
(2) Arvelduskonto kasutajaõigusi ja limiite haldab tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja.
(3) Finantsosakond impordib arvelduskontode tehingud PMeni moodulisse Kassa/pank jooksvalt igal järgmisel tööpäeval. Tehingud arvelduskontodel, mida kasutatakse ainult laenude teenindamiseks, kajastatakse hiljemalt järgmise kuu 5. tööpäeval.
(4) Kui laekumisel ei ole selgelt viidatud laekumise sisule, pöördub finantsosakond arvestusüksuse poole selgituste saamiseks.
(5) Ülekannete tegemisel osaleb kaks finantsosakonna töötajat. Maksekorralduste koostaja, ostuarveid kajastav raamatupidaja või palgaarvestaja, moodustab PMeni moodulis Kassa/pank maksekorraldused maksetähtaja järgi. Maksekorralduste saatja, pearaamatupidaja või tema poolt määratud töötaja, edastab maksekorraldused internetipanka ja kinnitab need internetipangas elektrooniliselt.
(6) Sotsiaaltoetuste maksekorraldused valmistab ette valla ametiasutuse sotsiaalosakonnasotsiaal- ja haridusosakonna töötaja sotsiaalteenuste ja -toetuste andmeregistris STAR. STARi väljamaksedokument edastatakse DHSi kaudu finantsosakonnale. Pearaamatupidaja või tema poolt määratud töötaja impordib väljamakseandmed PMeni moodulisse Kassa/pank, edastab maksekorraldused internetipanka ja kinnitab need internetipangas elektrooniliselt.
(7) Sihtfinantseerimise ja tegevustoetuse maksekorraldused valmistab ette pearaamatupidaja või tema poolt määratud töötaja DHSis registreeritud ning finantsosakonnale edastatud lepingu või väljamakseteatise alusel.
(8) Müügisüsteemi kasutamisel kajastab asutus laekumised müügisüsteemis.
(1) Tulu toodete ja teenuste müügist kajastatakse tekkepõhiselt kontorühmas 322 ja 323, tulude arvestus toimub lähtuvalt asutuse eripärast ja vajadusest. (2) Arvestusüksus esitab müügiarvete koostamiseks vajalikud püsiandmed (korraldused, lepingud, hinnakirjad, käskkirjad, teatised jms) finantsosakonnale DHSi kaudu. Dokumentides fikseeritakse teenuse nimetus, teenuse osutamise alus, hind, ühik, arve esitamise ja tasumise tähtaeg, kliendi andmed ja kliendile arve saatmise viis. Finantsosakond sisestab püsiandmed kehtestatud hinnakirja ja/või lepingus kokkulepitu alusel PMeni moodulisse Arved. (3) Kui arve väljastamise aluseks ei ole lepingus või vahendataval ostuarvel fikseeritud püsiandmed, koostab arvestusüksus müügiarve teatise. Arvestusüksuse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja vastutab, et teatises kajastatud andmed vastavad kehtestatud hinnakirjale. (4) Finantsosakond koostab arved PMeni moodulis Arveldused. Arve tüüp Algandmete esitaja Arve väljastamise aeg Arve esitamine lasteaedade koha- ja toidupäeva maksumuse arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale arvete koostamiseks vajalikud andmed (sh kohatasu ja/või toidupäeva maksumuse vabastuste kohta) või teeb andmed kättesaadavaks alushariduse tarkavaras ELIIS igakuiselt, teenuse osutamisele järgneva kuu 10. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja huvikoolide arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale õppurite nimekirjad ja info õppetasu vabastuste kohta igakuiselt, jooksva kuu eest hiljemalt 10. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja toitlustamise arved, sh pikapäevarühma ja oma töötajate toidukorra arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale toidukorratabelid või müügiarve esildise või teeb andmed kättesaadavaks alushariduse tarkavaras ELIIS hiljemalt teenuse osutamisele järgneva kuu 10. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja hooldekodude arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale püsi- ja muutuvandmed igakuiselt jooksva kuu eest hiljemalt 10. kuupäevaks, erandjuhtudel vastavalt vajadusele vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja koduhooldusteenuse arved tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja edastab DHSi kaudu finantsosakonnale müügiarve esildise igakuiselt, teenuse osutamisele järgneva kuu 20. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja üüri- ja kommunaalteenuste arved arvete koostamine vastavalt lepingutele; finantsosakonnale edastab lepingu DHSi kaudu dokumendi sõlminud asutuse tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja; kommunaalteenuste vahendamisel näitude alusel ja tarnijatele makstavas hinnas kajastatakse kommunaalteenuste edasimüüki kulukontode 5511 vähendusena igakuiselt, teenuse osutamisele järgneva kuu 20. kuupäevaks vastavalt asutuse esitatud andmetele; kui arve kontakt puudub, korraldab arve jõudmise kliendini tegevjuhtkond või tegevjuhtkonna poolt määratud töötaja kohamaksuarved teistele kohalikele omavalitsustele (koolide, lasteaedade, huvikoolide kohatasud) lepingud ja teise kohaliku omavalitsuse laste/õppurite arvu edastab finantsosakonnale DHSi kaudu ametiasutuse